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北美留学生在与教授沟通的过程中怎么用好邮件

时间: 2016-12-29 文章来源: 洋蜜蜂

在北美,大部分留学生们都不知道如何给教授写邮件,这样的话会耽误到课程的学习,几乎教授们都是出现在课堂上而已,然后只留给学生每周几个小时的讨论时间。

因此,除了面对面接触到教授外,邮件是联系教授的必备工具。在北美或澳洲,大多数教授更喜欢学生通过邮件询问问题而非短信、电话甚至是见面。

比起短信、电话,邮件显得更正式,且有助于把问题交代清楚,不受时间局限。因此,留学海外,学会发高质量的邮件,有利于给教授留下一个好印象。

怎样获取教授邮箱?

发邮件的第一件重要的事情,当然是要知道教授的邮件地址。别以为这是什么技术含量低的工作,还真有不少同学找不到。下面给大家分享四种方法,任君挑选,总有一款适合你。

1.学校的官网。找到你所就读院系的教职工介绍(faculty information),那里一般都能查到教授的邮箱。

2.教授一般会在正式上课前发邮件给各个学生交代一些上课的事宜,一定要记住这个邮箱。

3.如果教授没有课前发邮件给你,那你也不用心急。在第一节课时,教授会发给每个人一份课程大纲(syllabus),这份大纲不仅介绍了课程,更重要的是注明了office hours、联系方式以及邮箱地址。

4. 当然,最粗暴的方式就是直接去院系办公室,询问教授的邮箱。

怎么给教授写邮件呢?

1.主题(subject)

主题不能写得太空泛,要把你找教授的目的写清楚。最好注明你课程的代号,因为有些教授一学期可能教3、4门课,如果不注明的话,容易被混淆。

案例示范:

"PSYC100 Section XX: Question about data collection for project" (√)

(课程编码,目的都清楚明了)

psychology(×)

(过于空泛,没有实质性的问题,教授可能会略过此邮件)

2. 名字称呼

美国老师都比较在意别人对他们的称呼,而且他们并不喜欢学生称呼他们为teacher,也不要以Mr. Mrs 称呼,这样会显得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果导师是有PhD学位,那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name.

3. 开头介绍

学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名,但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍。在写邮件正文开头时,一定要介绍自己(名字,班号),同时也要注明你的来信目的。

4. 正文内容

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在写正文的时候,不要转弯抹角地写一大堆修饰词,而是直奔主题,把问题直接地写下来,让人一目了然。

值得注意的是,不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的规定,分数是属于隐私权的一部分。

教授是不能把成绩通过邮件告知(因为有可能被其他人看见,侵犯学生隐私权)。

5. 结尾敬语

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写完正文后,在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复,最好写上Thank you, and I look forward to hearing from you,以此来提醒对方回复。

在最后落款之后的正式礼节问候,一般用Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

6. 添加附件

如需添加附件,一定要把附件的名字写清楚,同时要认真检查是否是这封附件。

7. 检查邮件

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当内容全部写好后,要重新检查一遍,确保拼写和语法没失误。有很多教授很忌讳邮件中低级的拼写错误。

另外,有时候词汇或语法运用的不正确,也会导致整个句子的意思发生变化,引起不必要的误会。

8. 回复邮件

别以为邮件发出去就没事了,你要定时更新邮件。如果教授回信了,也要简单地回复Thank you以示礼貌。

虽然说写一封邮件是一个非常简单的事情,但是很多教授是非常注重一封邮件的细节的。所以洋蜜蜂online tutor在此提醒下大家,出去留学的同学们一定要学会怎么去用邮件与教授沟通,这样的话有利解决自己学业上问题。